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ディライテッド株式会社代表ブログ

ディライテッド株式会社の代表取締役CEO 橋本が運営するブログになります。

受付嬢はもういらない?私が受付システムを作った本当の理由。

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現在弊社はRECEPTIONISTというiPad無人受付システムを提供しております。

 

https://receptionist.jp

 

毎日数多くの営業に伺うのですが、よく言われることがあります。

 

「自分が今までやってきた受付嬢の仕事を無くすようなプロダクトですよね?」

 

と。

 

その度に

 

「やはりそうきたか。うんうん。そうですよね、そう思いますよね」

 

と心の中で思うわけです。

 

私はその時にこう答えます。

 

「よくそう言われます。でも、そうじゃないんです。」

 

だって実際そうなんです。

 

この質問を受けるたびに、

 

「やはり受付の事をみんなわかってないなー」って思います。

 

今までのブログでも伝えてきましたが、私たち受付嬢のお仕事は「取次」だけではありません。むしろ取次なんて全体の2割くらいなのです。それ以外の方が重要なお仕事だと思っています。

 

例えば、

急な来客に対応すべく会議室の調整をする。

VIPなお客様をお部屋までアテンドする。

お茶出しをする。

困っているお客様のお手伝いをする。

お手洗いの場所をお伝えする。

会議室の清掃をする。

社員からの問い合わせに答える。

 

などなど。書き出すとキリがありませんが、受付嬢(人)にしかできないお仕事が山ほどあるのです。

 

取次の部分は確かに受付のお仕事の中で、表面に出ている部分なので結構な割合を占めている印象があるのは理解できます。

 

でも取次を「人がする」ことによって残念な結果になることが多々あるのです。

 

 

・うっかり受付嬢が連絡を忘れてしまう

・鈴木さんや佐藤さんと言ったような同じ名字が多い人の来客を別の鈴木さんや佐藤さんに伝えてしまう

・電話に出ない人に伝えるために、周りの席の人にかけまくり、時間を割いてしまう

・毎回席にいない人は隣の席の人が出てくれるんだけど、毎回だから若干イラっとしていて冷たい・・・

・代理応答の人が伝言を忘れる(その人の責任感度合いに依存せざるを得ない)

・きちんと伝えたはずなのに、なぜか本人が聞いてないと言い張る

・担当者が多く、フロアが違ったり部署が違うと、全部の人に内線しなくてはいけない

・内線が使えなくなると終わる

 

上記の結果、お客様の待ち時間が増える、につながるわけです。

 

 

人が行うからこそ生まれてしまう「ヒューマンエラー」や「ストレス」があります。今挙げた例は全て実体験に基づいてます。

 

何が言いたいかというと、「取次の部分は受付嬢がやるべき仕事じゃない」のですよ。

 

内線や電話というのは録音してない限り、ログは残りません。だから、手書きで受付票書いてもらう必要が出てきたり、名刺を頂戴するという行為になるわけですよね?

内線は固定されているものだから、結局人が合わせないと機能しないんですよ。

 

もうお分かりだと思います。

 

「取次」という行為を受付嬢がやらないことが、みんなのハッピーに繋がること。

 

ですから、私が現在提供しているサービスは受付嬢をリプレイスするプロダクトではございません。

 

もう一度言います。

 

「受付嬢をなくすサービスではありません」

 

これまた何度も伝えてきていますが、私は受付のお仕事が大好きですし、とても素晴らしいお仕事だと思います。11年できた事を誇りに思ってます。

 

そんなお仕事をなくそうなんて微塵も思ってません。

 

むしろそんな私たち受付嬢のみんなが輝ける環境を作りたいと思ってます。

 

だから、業務を棲みわけした方が全ての効率化につながりますし、人にしかできないおもてなしのお仕事に注力できるんです。つまり、弊社のプロダクトと受付嬢を組み合わせることで、

 

RECEPTIONIST × 受付嬢」=最強

 

という方程式が生まれるわけです。

 

こういった世界を実現することにより、「有人」or無人」だった受付に幅を持たせることが可能になるのです。

 

取次までやってもらうとなると最低3人は受付嬢が必要だけど、RECEPTIONISTと一緒にすると1名でもいいかも!とか。

 

受付嬢3人は維持したいけど、RECEPTIONISTをアドオンで使うと前はお願いできなかった業務をお願いできるようになるな!とか。

 

1名しか受付嬢置けないけど、時間外とかお昼休みの間無人になっちゃうからどうしよう・・・。でも、その無人の時間だけRECEPTIONIST置けば対応出来るな!

  

受付嬢からすると、出産するタイミングで退職してしまったけど、また受付の仕事に就きたい。でも、フルタイムは現実的ではない。しかし、RECEPTIONISTと一緒なら時短の受付嬢も可能です。

  

受付嬢から次のステップに行きたいけど、OAスキルもないし・・・

  

でも、「受付兼総務」という募集も非常に多いです。RECEPTIONISTと一緒ならうまく時間を使い分けて新しい業務に向き合うことも可能です。

  

なんということでしょうか。

これで受付の可能性が広がったではありませんか。

 

皆さん、受付のことがよくわからない為、このような発想にはならないと思います。でも、私は現場にいたので経験に基づいた想像が無限にできるわけです。受付が無人でも有人でもうまく機能していない企業が非常に多いと思います。

 

でも、私の経験とプロダクトで絶対に改善できる。もっと素敵な受付にできると思っています。

 

どんなプロダクトでも全ての人のかゆいところに手が届くといった完成系のプロダクトはなかなかないと思います。だからアップデートして進化をし続けるんだと思うんです。

 

今あるプロダクトが間違いなく優秀であれば、使い方を工夫する事によって、必ずもっとうまく機能するんです。使い手が使いこなせてなければ、どんなに便利なものを十分な力を発揮できないので、利便性を感じにくいと思います。

 

少し話が逸れてしまいましたが、私はこういった想いを持って現在サービスを提供しております。

 

自分の経験を生かし、新たな可能性を創造する。

 

これはスタートアップの醍醐味でもあり、使命ではないでしょうか。

 

 

実際にRECEPTIONIST(レセプショニスト)を導入している企業様からは以下のようなお声を頂いております。

 

・外線と内線が同じ機械で対応しているので、外線を使っていると内線がつながらなかったことが解消された

・時間外の来客を気にする事無く帰宅できたり、残業時間に集中出来る

・来客対応時の不必要なコミュニケーションコストが減らせた

・別室で業務しているひとの来客対応がスムーズになった

・面接にきちんと来てるかなども把握しやすくなった

・面接者やご来客の印象が良くなった。

・企業イメージの差別化につながっている

・参加者が多い来客の伝言ストレスが解決した

・内線対応者の接客のムラが気にならなくなった

・外国人にも対応出来る

 

非常にありがたく、嬉しいお言葉です。

 

まだまだ改善すべき点や、もっとお役に立てるプロダクトにしていく必要は大いにあると思います。でも、少しでも受付から革命を起こせているという気持ちが持てます。

 

無駄をなくすことは、何かを世の中から消してしまうだけではなく、新しい価値を提供することに繋がります。

 

弊社はこれからもこういった意識でプロダクトとお客様に向き合っていきたいと思っています。

 

 「受付から内線電話をなくすと、来客対応はもっと快適に」